Svakog dana, širom svijeta se šalje 183 milijardi e-mailova. Reći ćemo vam kako se uverite da se vaše pismo ne gubi u opštoj masi. Tako da ga primalac ne samo nije poslao u korpu, već mu je pozitivno odgovorio. Pravila pisanja poslovnog pisma biće korisna za sve. Bez izuzetka. KAKO BI PISMO TREBALI?
Potrebno je početi tradicionalno: "Dragi Ivan Sergejevič, zdravo!" Postojala je slučaj kada je jedna velika kompanija u dopisnici promijenila klasičnu apelu "Dragi" na "Dragi". Iako, čini se, emotivno je apel postao topliji, partneri su bili upozoreni. U svakom slučaju ne koristite frazu "Dobro vreme dana" kao pozdrav - prvo, niko ne govori u životu, a drugo, možete stvoriti utisak da vam nije briga kada je pismo primljeno.
MOŽEMO UPOTREBATI U PISMOM SMILE?
Ako je pismo upućeno nepoznatom i poslovno je prirodno, smajli mogu stvoriti osećaj poznavanja u primaocu. U neformalnim pismima upućenim kolegama, smajli nisu zabranjeni. Međutim, ako u pismu postoje informacije koje bi jednog dana trebalo da vam zatraži izvršni direktor vaše kompanije, razmislite o tome da li želite da se nasmejana zagrada uhvati u oči?
KAKO NE DOPUSTITI NEGATIVNE EMOVE NA PODRUČJE TONA PISMA?
Kada ste nezadovoljni nečim, ali ne želite da prekidate odnos sa krivcem pojavljivanja negativnih emocija, već ćete s njim voditi konstruktivni dijalog, nemojte odmah poslati pismo. Pročitaj tekst kolegi koji nije uključen u konflikt, ili ga pošaljete kasnije kada možete da napišete neutralno slovo u tonu.
KAO PREDMETI BITI SPECIFISATI PISMU?
Pismo treba uvek imati temu. Ovo daje statusnu poruku i često štedi od ulaska u neželjenu poštu. Tema treba da bude kratka i opciona da vam ukazuje na vas ili na temu vaše saradnje sa adresom. Na primjer, ako ste upoznali klijenta na konferenciji, forumu ili izložbi, logično je pretpostaviti da će u njegovoj kutiji biti puno slova sa temom "ponuda" ili "saradnja". Zato ga bolje podsetite svoje ime ili ime kompanije. A ako ste već dugo poznati, onda u predmetu pisma navedite predmet timskog rada ili povodom prepiske: "pitanje ...", "komentar o ..."
DA JE VEĆI OD STRANE ZVANIČNOG JEZIKA NA NEZAVISNO?
Ako ste primili pismo napisano u strogom poslovnom tonu, onda morate odgovoriti na isti način. Zapostaviti ovo pravilo pisanja poslovnog pisma ne bi trebalo da bude.
Iskustvo pokazuje da prelazak sa formalnog jezika na neformalni u poslovnu korespondenciju često dovodi do neefikasne interakcije. Biće teško da razgovarate o poslovnim pitanjima i ohrabrujete partnera da ispune svoje obaveze ako je vaša komunikacija sa njima postala prijateljska. Službeni jezik pomaže da se zadrži udaljenost i efikasno reši probleme. Formalni stil pomaže da se prvo ispravi u svojim izjavama, što vodi ka boljim rezultatima.
Postoji li način da se kontakt osoba brzo pošalje za odgovor?
Umesto pisanja predmeta "hitno" ili "brzo", bolje je u tekstu slova navesti tačan vremenski okvir u kojem biste želeli da dobijete odgovor. Na primer: "Ja vas molim da odgovorite do takvog datuma" ili "iskreno vas zamolim da obavijestite o svojoj odluci najkasnije do tog datuma. Nemojte pokušavati ubrzati proces tako što ćete naslovniku odgovoriti da očekujete odgovor: "Nadam se za vašu saglasnost" ili "Molim odgovor na afirmativan." Dajte osobi priliku da razmisli za sebe.
U svakom slučaju, UPOTREBLJAVAJTE VAŽNO VAŽNO?
Ovaj alat treba koristiti samo ako je slučaj naveden u pismu zaista hitan i važan ne samo za vas, već i za vašeg primatelja. Da li mislite da su svi slučajevi ovakvi? Označite sva vaša Internet slova crvenim zastavicama i uzvik markama - pogrešno. Setite se bajke o petlju i vuku: kada vam zaista treba pismo za čitanje odmah, to će biti zanemareno.
KAKO PREKRŠITI PISENO U KOJEM GUBITU SADRŽI?
Ako ste naterani da nešto odbijete, nemojte započeti poruku sa izjavom o grešci. Ukratko opišite razloge za vašu odluku i jasno stavite do znanja da se u određenim okolnostima može vratiti na razmatranje pitanja. Zahvaljujući interesu koji vam je pokazan, izrazite žaljenje zbog takvog ishoda slučaja i završite pismo pozitivno, na primjer, "Želim uspeh".
ŠTA DA JE PISMO DOLJE?
Strukturirajte tekst, razbijte ga u poglavljima, paragrafima, paragrafima - inače je duga poruka teško shvatiti. Ako se informacija daje jednom kontinuiranom komandom, onda na drugom redu osoba počinje da gubi interesovanje za to. Idealna formula za sastavljanje velikih internet slova izgleda ovako: jedna misao je jedan paragraf. Takođe je važno izbjeći složene rečenice i zamućene fraze. Da biste brzo odgovorili na vaše pismo, osoba bi trebala biti u stanju da po prvi put shvati ono što stvarno želi od njega.
KAKO JE BOLJI ZA PRIJAVU?
Odgovarajući na pismo, dovoljno je navesti na kraju vaše ime i prezime. Ako započnete prepisku, dodajte i vašu poziciju i kontakt telefonski broj. Koristeći na početku pisma žalbu "Dragi ...", nemojte je prekinuti frazom "S poštovanjem". Napišite: "Srdačan pozdrav" ili "S poštovanjem". Uzmite nekoliko tipova potpisa u pošti i koristite ih u zavisnosti od situacije.
NA SELU GRANDFATHER.
• Prema istraživačkoj kompaniji Radicati Group, svakodnevno se šalje 183 milijardi pisama interneta, odnosno više od 2 miliona slova u sekundi.
• Kaspersky Lab, poznati proizvođač anti-spam sistema, procjenjuje da je 80% pošte poslato u jednom danu neželjena pošta.
• Prema agenciji Gallup Media, od 70 miliona registrovanih korisnika poštanskog sistema mail.ru, gotovo 8 miliona dnevno proverava svoje poštansko sanduče.
• Najveći broj spama se šalje iz SAD, Rusije i Poljske.
• Najčešće teme neovlašćenog oglašavanja, koje se šalju poštom, su lijekovi i poznanici.